SUCHE

„Reiseassistenten für die Hosentasche“ optimieren die Dienstreise (©Getty Images)
Geschäftsreisen
21.03.2018

Digitalisierung und Künstliche Intelligenz unterstützen das Travel Management und machen es effektiver. Wie man bei Geschäftsreisen Kosten und Papier spart.

 

 

Beim Online-Check-in setzen Fluggesellschaften seit einiger Zeit Chatbots ein, die Reisenden beim Buchen von Flügen helfen. Jetzt ziehen auch die großen Geschäftsreiseketten nach und bieten ihren Kunden „Reiseassistenten für die Hosentasche“ an, sprich: spezielle Apps, die Dienstreisen optimieren. Was für die Luft gilt, funktioniert auch am Boden: Künstliche Intelligenz ist auch für den Autovermieter Sixt ein Thema, der jetzt auch Buchungen über den Sprachassistenten Amazon Alexa erlaubt. Die Travel Manager in den Unternehmen versprechen sich vom Digitalisierungsschub mehr Effektivität. Dank technischer Schnittstellen sollen viele nachgelagerte Prozesse wie die Reisekostenabrechnung automatisch und papierfrei ablaufen. Ein Beispiel, wie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz Kosten einsparen kann, liefert das Beratungsunternehmen Ernst & Young (EY). Hier sorgt ein Algorithmus dafür, dass Teilnehmer von EY-Veranstaltungen gleich nach der Anmeldung gefragt werden, ob sie einen Flug gebucht haben. Der Effekt: Die Zahl der Vorausbuchungen stieg, und die Flugkosten sanken um 25 Prozent. Gleichzeitig erhält das Unternehmen einen besseren Überblick über getätigte Geschäftsreisen und kann bei zukünftigen Aktivitäten besser entscheiden, wie viele Mitarbeiter reisen sollen. Unstimmigkeiten in der Reisekostenabrechnung oder Verstöße gegen Reiserichtlinien lassen sich ebenfalls leichter aufdecken.

Gute Erfahrungen mit dem digitalen Travel Management hat auch der Gabelstaplerhersteller Jungheinrich aus Hamburg gemacht. „Wir waren eines der ersten Unternehmen die damit angefangen haben“, sagt Jungheinrich-Manager Nils Neuenhüsges. Reisekosten von zehn Millionen Euro pro Jahr, mehr als 3.000 Reisende und 30.000 Reisekostenabrechnungen fallen bei den Hamburgern an. „Da wir hauptsächlich in Deutschland produzieren und weltweit ausliefern, geht die meiste Reisetätigkeit von Deutschland in die Welt hinaus und zurück“, sagt Neuenhüsges. Bei dieser Dimension ist es für das Unternehmen entscheidend, Geschäftsreisen zu optimieren und Kosten zu verringern. Über die Jungheinrich-App „JU Travel“ geben Mitarbeiter Start und Ziel der Reise ein. Das System zeigt dann an, welches Verkehrsmittel sie nutzen können, um optimal ans jeweilige Ziel zu gelangen. Die Spesenabrechnung funktioniert papierlos. Belege werden fotografiert und elektronisch angeheftet. „Der Mitarbeiter schickt sie per App dann einfach an die Buchhaltung“, sagt Neuenhüsges.

Auf lange Sicht ließe sich so auch die Notwendigkeit zu Geschäftsreisen insgesamt senken. So lässt sich durch verbesserte Bildschirmkonferenz-Technik eine Konferenzsituation auch mit vielen Teilnehmern in guter visueller Qualität simulieren. Auf die Statistik schlägt sich das aber noch nicht nieder. Von einem Einbruch in den Finanzkrisen-Jahren 2008 und 2009 abgesehen, steigt die Zahl der Geschäftsreisen von deutschen Unternehmen kontinuierlich an. Wurden im Jahr 2010 rund 154 Millionen Geschäftsreisen durchgeführt, waren es 2016 bereits rund 183 Millionen. „Auch in der digitalen Welt werden wir ohne Menschen nicht auskommen,“ sagt Neuenhüsges. Wenn es Probleme, etwa beim Support gibt, müssten menschliche Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

Da müssen die Travel Manager in den Unternehmen auch akzeptieren, dass sich einer Prognose des Geschäftsreiseverbands GBTA zufolge 2018 Flugtickets im weltweiten Schnitt um 3,5 Prozent, Hotelübernachtungen um 3,7 Prozent, Bahnfahrten und sowie Busse oder Taxi-Fahrten um 0,6 Prozent verteuern werden. Auf der anderen Seite sparen sich Travel Manager aber zunehmend die Dienste von Reisemanagement-Organisationen wie BCD, Carlson Wagonlit Travel oder American Express Global Business Travel (GBT) und organisieren ihr Travel Management kostensparend ohne deren professionelle Hilfe.