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Mit virtuellen Konten können Immobilienfirmen ihren Zahlungsverkehr sehr vereinfachen (© Getty Images)
Technologie
14.03.2017

Mit virtuellen Konten können Immobilienfirmen ihren Zahlungsverkehr stark vereinfachen. Einsparpotenziale offenbaren sich vor allem bei der Buchhaltung

Wer seinem Vermieter die Miete von Privatwohnung oder gewerblicher Büroimmobilie überweist, verhält sich nicht immer so, wie es dessen Buchhaltung gern hätte. Verwendungszweck und Auftraggeber werden vertauscht, Zahlendreher stellen sich ein. Mieter, die keinen Dauerauftrag eingerichtet haben, überweisen als sogenannte Selbstzahler von verschiedenen Konten oder machen in der Betreffzeile bei jeder Überweisung abweichende Angaben – in allen beschriebenen Varianten fällt bei der Buchhaltung des Immobilienunternehmens erhebliche und lästige Mehrarbeit an.

„Bei 10.000 Mietern und 3 % Fehlern im Verwendungszweck sind jeden Monat rund 300 manuelle Buchungen nachzubearbeiten“, sagt Stefanie Buhtz, Abteilungsdirektorin Cash Management Sales bei der HSH Nordbank.

Kunden aus der Immobilienwirtschaft sind anspruchsvoll.

Yoram Matalon, Bereichsleiter Transaction Banking HSH Nordbank

Eine Möglichkeit, dieses Problem zu beheben, bieten virtuelle Konten. Eine solche Lösung hat die HSH Nordbank mit dem SAP-Beratungs- und Systemhaus PROMOS insbesondere für Wohnungsgesellschaften entwickelt. „Virtuelle Konten ermöglichen die eindeutige und automatische Zuordnung von Zahlungen unabhängig von Textschlüssel und Verwendungszweck in der Debitorenbuchhaltung“, sagt Buhtz. Denn bei einem virtuellen Konto zahlen nicht mehr alle Mieter auf die gleiche IBAN ein. Jeder Mieter erhält eine eigene IBAN, die mit seinem eigenen „Mieterkonto“ in der Debitorenbuchhaltung des Wohnungsunternehmens verknüpft ist. Der Vermieter wiederum ist Dank der virtuellen Kontonummer in der Lage, die Zahlungen maschinell zu zuordnen, selbst bei fehlerhaften Überweisungstexten.

Alle Umsätze, die auf dem virtuellen Konto erfolgen, werden gesammelt und unverzüglich auf einem realen Konto des Vermieters abgebildet. Eine manuelle Nachpflege ist nicht mehr erforderlich. „Durch den Kontoauszug erfährt der Kunde dann, welches virtuelle Konto im Umsatz angesprochen wurde“, sagt Buhtz. Die Trefferquote bei der maschinellen Verbuchung von Zahlungseingänge aus Mieten, Pachten oder Wohngeldzahlungen könne so auf nahezu 100 % steigen.

Für Debitoren und Kreditoren gleichermaßen

Übrigens funktioniert die Lösung sowohl auf der Debitoren- als auch auf der Kreditorenseite. So kann etwa z.B. auch eine Großbäckerei, die für ihre Filialen Strom von einem Energieversorger bezieht und bezahlt, durch virtuelle Konten prüfen, welche Zahlungslast und damit welcher Energieverbrauch durch einzelne Filialen entstanden ist - so offenbaren sich nicht nur in der Buchhaltung, sondern möglicherweise auch beim Energieverbrauch Einsparpotenziale. Ein weiterer Anwendungsbereich für virtuelle Konten ist die Abrechnung von Mietkautionen. Einzahlungen auf Kautionssparbücher oder das Nachtragen der jährlichen Zinsen für jeden einzelnen Mieter bedeuten viele Buchungsschritte bei vergleichsweise kleinen Einzelsummen – virtuelle Konten verschaffen hier Abhilfe. Heute haben sich Softwarelösungen, die mit virtuellen Konten arbeiten, am Markt bewährt. Da insbesondere große Unternehmen bei ihrem Enterprise-Resource-Planning-System auf freie SAP-Systeme setzen, ist das Marktpotenzial für virtuelle Konten noch erheblich. „Unsere Kunden haben zudem den Wunsch, sich bei der Wahl einer Lösung für virtuelle Konten breiter aufzustellen“, sagt Buhtz. „Das Argument, dass wir Kunden von ihrem bestehenden Konto bei der HSH Nordbank eine Schnittstelle zu virtuellen Konten anbieten können, finden viele Kunden überzeugend.“

"Kunden aus der Immobilienwirtschaft sind anspruchsvoll", sagt Yoram Matalon, Bereichsleiter Transaction Banking. "Für diesen Kundenkreis ist das ein sinnvolles Ergänzungstool." Zum Kreis der Kunden zählt auch ein im MDAX gelistetes Unternehmen, welches 80.000 Immobilien verwaltet und künftig die neue Software mit dem Namen „HSH PROMOS Cash Connection“ einsetzen wird.

Vom 14. bis zum 17. März 2017 findet mit der MIPIM in Cannes eine der wichtigsten europäischen Immobilienmessen statt. Hier treffen sich traditionell einflussreiche internationalen Marktteilnehmer aus dem Immobiliensektor. Auf der MIPIM werden den Gästen, darunter internationalen Kapitalgebern bedeutende Entwicklungsprojekte vorgestellt. Wohin sich die Branche in der Zukunft entwickelt, darüber gibt das parallel ablaufende Konferenzprogramm Auskunft. Die Veranstalter rechnen mit rund 2500 Ausstellern und rund 21500 Besucher aus 89 Ländern.

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