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Mindestlohn

Neues Gesetz bürdet Unternehmen strenge Pflichten auf

28.01.2015

Der seit Januar geltende Mindestlohn von 8,50 Euro pro Stunde ist für viele Unternehmer mit detaillierten Dokumentationspflichten verbunden. Worauf betroffene Unternehmen achten sollten.

Warnkelle bei einer Demonstration für die Einführung des Mindestlohns.

Nach Einführung des Mindestlohns müssen viele Unternehmer die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter genauer als bisher erfassen. (picture alliance / dpa)

Bei Missachtung des Mindestlohngesetzes drohen hohe Strafen. So können Unternehmer, die ihren Mitarbeitern den Mindestlohn nicht rechtzeitig oder gar nicht auszahlen, mit einem Strafgeld von bis zu 500.000 Euro belegt werden. Bereits eine lückenhafte oder verzögerte Erfassung der Arbeitszeit kann ein Bußgeld bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen. Es empfiehlt sich also, die neuen Regeln zu beherzigen, die seit dem 1. Januar 2015 für bestimmte Beschäftigungsverhältnisse gelten.

Aufzeichnungspflicht für drei Jobgruppen

Disziplin in der Dokumentation ist künftig unentbehrlich. Wer geringfügig beschäftigte Minijobber, kurzfristig Beschäftigte oder Mitarbeiter in Branchen für sich arbeiten lässt, die unter das Schwarzmarktbekämpfungsgesetz fallen, muss täglich Anfang, Ende und die Dauer der Tätigkeit erfassen. Selbst die Pausen müssen aus den Stundenübersichten herauszulesen sein. Unter diese spezielle Aufzeichnungspflicht fällt übrigens auch, wer etwa Leiharbeiter zum Mindestlohn beschäftigt, zum Beispiel für die Abwicklung eines bestimmten Auftrags. Wer zudem Subunternehmer beschäftigt, die möglicherweise ihrerseits Subunternehmer beschäftigen, bürgt dafür, dass den Arbeitskräften in der vollen Leistungskette der Mindestlohn gezahlt wird – sogar dann, wenn einer der Subunternehmer zahlungsunfähig wird.

Aufzeichnung innerhalb einer Woche

Nach dem neuen Gesetz müssen Unternehmen Arbeitsstunden, die von einer der drei Beschäftigungsgruppen geleistet wurden, spätestens sieben Tage danach aufzeichnen und die Daten zwei Jahre zur Vorlage sicher aufbewahren. Ob das Unternehmen diese Zeitangaben in ein Buch schreibt, in lose Blätter einträgt oder in einer Exceltabelle speichert, bleibt ihm überlassen. Die Aufzeichnungen müssen jedoch „am Ort der Beschäftigung“, also in der Firma, verfügbar gehalten werden. Die Übersichten dürfen darüber hinaus ausschließlich tatsächlich geleistete Stunden dokumentieren. Es reicht also nicht aus, im Voraus geschriebene Dienstpläne später als Dokumentation zu verwenden. – Inwieweit der Unternehmer die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten dem Arbeitnehmer aufträgt, bleibt ihm überlassen.

Branchen im Visier der Zollverwaltung

In der Realität gilt die Dokumentationspflicht in erster Linie für Branchen, die anfällig für Schwarzarbeit sind oder die einen Anreiz bieten, den Mindestlohn zu unterlaufen. Darunter fallen die klassischen Niedriglohnzweige Bau und Gebäudereinigung, aber auch das Gaststättengewerbe sowie Saisonarbeit, etwa in der Landwirtschaft. Auch auf die Bücher von Taxiunternehmern sowie von Spediteuren und Schaustellern dürfte die für die Kontrollen zuständige Zollverwaltung künftig ein besonders wachsames Auge haben. Unter die Zeiterfassungspflicht fallen schließlich auch mobile Berufe mit autonomer Zeiteinteilung wie etwa Zeitungsausträger, Paketzusteller oder Abfallentsorger, bei ihnen gelten jedoch abgeschwächte Regeln. Sie müssen lediglich die Zahl ihrer Stunden dokumentieren, ohne Anfang und Ende zu nennen.

Im Brennpunkt: Minijobber und Kurzzeitarbeiter

Bei den Prüfungen wird die Zollverwaltung sicher besonders auf die Zeiterfassung von Minijobbern achten, also von Mitarbeitern, die zum Festlohn von maximal 450 Euro im Monat arbeiten. Pauschal unterstellt wird den betroffenen Unternehmen hier das Motiv, die Mitarbeiter zu pauschalen Kosten so viele Stunden wie möglich arbeiten zu lassen. Die verschärfte Aufzeichnungspflicht soll jedoch dafür sorgen, dass nur gerade so viel gearbeitet wird, dass der Bruttolohn nicht unter den Wert von 8,50 Euro pro Stunde fällt. Von der Pflicht befreit, die geleisteten Stunden aufzuzeichnen, sind übrigens in Privathaushalten beschäftigte Minijobber. Unter genauerer Beobachtung stehen werden dagegen die kurzfristig Beschäftigten, also etwa Saisonarbeiter, die maximal drei Monate oder 70 Tage pro Kalenderjahr arbeiten dürfen, da auch hier ein Anreiz unterstellt wird, den Mindestlohn zu unterlaufen.

Keine Dokumentation bei Einkommen ab einer bestimmten Höhe

Damit die Bürokratie nicht ausufert, gilt für Beschäftigte in den einschlägigen Branchen mit unterstellter Neigung zur Schwarzarbeit die Erfassungspflicht nur bis zu einer bestimmten Einkommenshöhe. Im Klartext: Das Gesetz entbindet alle Unternehmen von der Dokumentationspflicht, die einem Mitarbeiter regelmäßig 2.958 Euro brutto oder mehr bezahlen. Keine Arbeitszeiten aufzeichnen müssen auch alle, für die der Mindestlohn generell nicht verpflichtend ist. Damit entfallen die Stundenbögen für Praktikanten, Auszubildende und Jugendliche unter 18 Jahren ohne Berufsausbildung.