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Meeting-Design
27.06.2017

Der Autor gilt in Deutschland als einer der führenden Experten auf dem Gebiet der Unternehmenskultur-Entwicklung, was zahlreiche nationale und internationale Auszeichnungen belegen. Er hält Vorträge zu Themen wie Unternehmenskultur, Digital Leadership und Persönlichkeitsentwicklung. Daneben ist er bei Otto und in der Otto-Group für den Bereich Kulturentwicklung und Corporate Values zuständig.

Management-Tagungen sind für mich immer noch wie ein ungehobener Schatz, und zwar für beide Seiten, für Unternehmensleitung und Teilnehmer. Aus Erfahrung weiß ich, dass es da viel ungenutztes Potenzial gibt.

Viel dreht sich bei diesen Veranstaltungen um die Logistik, den Transport von Teilnehmern, ihren Weg zwischen Hotel und Veranstaltungsort, das Essen, die Möbel und Technik. Diese Punkte in die Planung einzubeziehen ist notwendig, aber sie sollten nicht im Vordergrund stehen. Man muss sich bewusstmachen, dass Management-Tagungen künstliche Welten sind. Sie existieren neben der Arbeitswelt. Läuft eine Veranstaltung nicht gut, verbinden sich die Teilnehmer über ihr iPhone mit der Arbeit und ärgern sich über die vergeudete Zeit, während sie die Veranstaltung absitzen.

Die meisten Veranstaltungen laufen nach einem ähnlichen Muster ab.

Fehler Nummer 1:

Die Location. Ich hatte erst kürzlich eine Tagung von Managern zum Thema digitaler Wandel, die in einem fränkischen Schlosshotel mit anschließender Winzer-Tour stattfand. Ein eher traditioneller Ort für ein auf die Zukunft gerichtetes Thema. Oder das Unternehmen mit 400 Mitarbeitern, das vor einem großen Veränderungsprozess stand. Man entschied sich für ein Theater als Tagungsort, nicht ahnend, was das mit den Anwesenden macht. Das Management sollte natürlich auf der Bühne Platz nehmen und die Mitarbeiter im Zuschauerraum. Die damit verbundene ungewollte Botschaft: Ihr da oben, die über unser Schicksal bestimmt; wir da unten, die zuhören sollen und euch ausgeliefert sind.

Fehler Nummer 2:

Die Agenda. Der Veranstalter, in der Regel der Vorstand und der Personalbereich, will bei einer Führungskräfte-Tagung häufig gern alles unter Kontrolle haben. Die Referenten tragen ihre vorbereiteten Reden vor, anschließend wird über Fragen diskutiert, die keinem weh tun. Um die Teilnehmer am Ende doch noch etwas aufzuheitern, wird häufig ein unterhaltsamer Redner gebucht. 

Management-Seminare sind nicht nur für die Vermittlung von Wissen da, bei den Teilnehmern müssen auch Emotionen geweckt werden. (© Getty Images)

Fehler Nummer 3:

Der Ansatz. Anstatt Emotionen für das Thema zu wecken, wird meist versucht, viel zu viele Informationen auf einmal zu vermitteln.

So trägt die Tagung häufig nicht dazu bei, das Unternehmen in seinen Themen voranzubringen.

Dafür ist ein anderer Blickwinkel nötig. Warum tagen die Manager zum Thema digitaler Wandel nicht in Berlin-Kreuzberg? Da könnten sich die Teilnehmer gleich in der Startup-Szene umsehen, bei jenen Leuten, die gerade ihr Geschäftsmodell angreifen. Oder was die Sitzordnung im Theater betrifft. Warum platziert man nicht alle 400 Teilnehmer auf der Bühne, 200 auf der einen Seite, 200 gegenüber und in der Mitte die Geschäftsführung? Dann ist der Eindruck gleich ein anderer: Wir sitzen alle in einem Boot und entscheiden zusammen über unseren Weg in die Zukunft.

Auf einen starken Beginn der Tagung kommt es an. Welche großartige Wirkung hat es, wenn der CEO jeden Teilnehmer mit Handschlag vor dem Veranstaltungsraum begrüßt: „Ich freu mich auf die gemeinsame Veranstaltung mit Ihnen.“ Ein anderer starker Auftakt, wenn es zum Beispiel um das Thema Silo-Denken geht: Auf der Bühne spielen fünf Profi-Musiker ihr jeweiliges Solo nicht hintereinander, sondern parallel. Nach den Missklängen fangen sie an, sich aufeinander abzustimmen. Wenig später wird daraus ein gemeinsam inszeniertes mitreißendes Stück. Der CEO hat dann im Anschluss eine griffige Analogie, um darauf hinzuweisen, dass die Manager eine viel kraftvollere Wirkung hätten, wenn sie ihre Beiträge aufeinander abstimmen und zusammenspielen würden statt gegeneinander.

„Es sollte immer darum gehen, Manager dazu zu bringen, ihre Komfortzone zu verlassen“

Jürgen Bock

Anker setzen mit Kunst, an die sich jeder erinnert

Für den weiteren Verlauf der Tagung ist eine Storyline entscheidend, die sich aus den Zielen des Veranstalters einerseits und den zuvor abgefragten Erwartungen der Teilnehmer andererseits entwickelt. Sollen sie inspiriert werden, sollen sie Netzwerke bilden, soll ihnen eine Strategie vermittelt oder die Identifikation mit dem Unternehmen verbessert werden?

Das gesamte Meeting ist ein Kunstwerk. Denn was bei einer Tagungssituation häufig unterschätzt wird: es kommt auf Emotionen an. Und die weckt man zum Beispiel mit Kunst. Ich arbeite während meiner Veranstaltungen gern mit Musik, Bewegung, Schauspiel oder Malerei. So setzt man Anker, an die sich jeder Teilnehmer erinnern wird.

Ein eindrucksvolles Erlebnis war ein Drei-Tages-Meeting mit 33 Direktoren. Die Teilnehmer wollten sich auf das China-Geschäft vorbereiten und baten mich, einen Chinesen einzuladen, der ihnen die Denkart seiner Landsleute näherbringt. Ich engagierte einen Tai-Chi- und Kaligraphie-Meister, der schon mit Nelson Mandela und dem Dalai Lama zusammengearbeitet hatte. Er brachten den Teilnehmern erst über Philosophie, dann über Kaligraphie und schließlich über Bewegung die chinesische Perspektive von Change näher. Dafür bat er alle Teilnehmer aufzustehen und sich zu bewegen. 28 Teilnehmer machten mit, fünf verweigerten sich. Aber nach der Mittagspause nahmen auch sie teil, weil sie spürten, welch große Freude die anderen Kollegen hatten. Anpassung ist dabei eine starke Kraft. 

Das gemeinsame Bewegen außerhalb der Komfortzone führte dazu, dass sie sich gegenseitig  als Kollegen neu kennen  lernten  und durch das gemeinsame Erlebnis zu einer Gemeinschaft wurden.

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